Az idő – bármennyire is elcsépeltnek tűnik – valóban az egyik legértékesebb erőforrásunk. Mégis, a napi működés során sokszor háttérbe szorul a tudatosság. Végül szinte mindent „kipipálunk” valahogyan, túlórázunk, „multi-taskingolunk”, improvizálunk, sodródunk, kapkodunk, tüzet oltunk. Aztán a nap végére már gyakran nem tudjuk, mi történt velünk – csak azt, hogy „nem haladtunk úgy, ahogy szerettünk volna”.

Ebben a cikkben – elsősorban pénzügyi-számviteli szakemberek számára – egy új nézőpontot kínálok: mi lenne, ha saját időgazdálkodásunkra is úgy tekintenénk, mint egy számviteli kimutatásra? Mik képezik az eszközeinket, mi adja a forrásokat, és milyen eredményt mutat mindez összességében?

Az idő, mint mérleg – nemcsak mennyiségi kérdés

A számviteli mérleg két alappillére: eszközök és források. Nézzük hogyan tudjuk ezeket időgazdálkodási nyelvre lefordítani:

Időgazdálkodási eszköz = Az időgazdálkodásban minden olyan erőforrás, eszköz, amelyet közvetlenül használunk vagy működtetünk és amelyek hozzájárulnak ahhoz, hogy a rendelkezésre álló időkeretet a legnagyobb hatékonysággal használjuk ki a kívánt célok és prioritások elérése érdekében.

Leggyakrabban használt eszközeink (vannak köztük forgó és befektetett eszközök is):

Jegyzetfüzet (fizikai vagy elektronikus)
Fizikai iratgyűjtők
Naptár
Teendőlista
Emailfiókok
Szoftverek és alkalmazások
Időgazdálkodási tudásunk (know how)

Időgazdálkodási forrás = Minden olyan tényező vagy faktor, amely meghatározza, táplálja vagy „finanszírozza” az idő-eszközök működését, amelyek a napi és hosszú távú időhasználatunk alapjait, eredőjét adják.

Leggyakoribb időgazdálkodási forrásaink (vannak köztük saját és idegen források is):

Személyiségünk, viselkedési mintáink
Személyes prioritásaink, értékeink és motivációnk
Energiaszintünk
Vállalati környezet: vezetőink, feletteseink, kollégáink, beosztottaink
Ügyfeleink
Személyes kapcsolataink: családunk, barátaink
Szervezeti kultúra
Technológia környezet

Időgazdálkodási eszköz-forrás gazdálkodás – az egyensúly művészete

A pénzügyi világban az eszköz-forrás gazdálkodás célja, hogy harmóniát és egyensúlyt teremtsen az eszközök és források (kötelezettségek, tőke) között. Az eszközök és források szerkezete és lejárati ideje összehangolt legyen, így biztosítva a szervezet pénzügyi stabilitását és a likviditás megőrzését. Ide sorolható megoldások például a határidős, fedezeti ügyletek, cash flow tervezés stb.

Ez az elv azonban ugyanúgy alkalmazható – sőt alkalmaznunk is kell – a saját időnkre is.

Ha tele van a naptárunk megbeszélésekkel (eszköz), de nincs időnk előkészülni vagy feldolgozni azokat (hiányzó forrás), akkor a rendszer működése borul. A látszólag szervezett naptár mögött forráshiányos működés rejlik – amitől hosszú távon csökken a hatékonyság és nő a stressz.

Az eszköz-forrás gazdálkodás az időgazdálkodásban azt jelenti, hogy amit csinálunk (feladatok, naptár, teendő lista), és amiből merítünk (képességek, prioritások, elvárások, környezet), az harmóniában legyen.

A hatékony időgazdálkodás nem azt jelenti, hogy adott idő alatt minél több dolgot tudjunk elvégezni. Inkább arról szól, hogy a rendelkezésre álló időt a rendelkezésre álló kapacitásainkhoz illesszük. És hogy ne vállaljunk túl, ha nincs mögötte valódi forrás: legyen az fókusz, energia, vagy segítő támogatás.

Az időgazdálkodásban az egyensúly megteremtésének kulcsmegoldásai a következők:

kommunikáció
önreflekció
rendszeres átnézés

Az idő eredménykimutatása – mit termelünk, mit veszítünk? Önazonos működés – struktúra, de nem sablon… Mindezekről a cikk folytatásában olvashat.

A cikk szerzője Mitták Zoltán, szüneteltető kamarai tag könyvvizsgáló, tréner, coach. A Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központja az Adó Online szakmai partnere.