A számlázás a vállalkozások mindennapi működésének egyik legfontosabb eleme, hiszen közvetlenül érinti mind a jogszabályi megfelelést, mind a pénzügyi folyamatokat. A megfelelően kiállított számla nem csupán a vevő és az eladó közti elszámolás alapja, hanem az adóhatóság számára is igazolja a tranzakció létét, az alkalmazott adómértéket és az áfa fizetési kötelezettséget. Az áfa rendszer egyik kulcspontja az adólevonási jog, amely lehetővé teszi, hogy a vállalkozások a beszerzéseikhez kapcsolódó fizetendő áfát levonják az értékesítéseik után fizetendő adóból. Ennek azonban feltétele a szabályosan kiállított és befogadott áfa-számla, amely tartalmazza mindazokat az adatokat, amelyek alapján a levonási jog érvényesíthető. Hibás vagy hiányos számla esetén az adóhatóság könnyen megvonhatja az adólevonás lehetőségét, ami anyagi kockázatot jelent a vállalkozás számára. A számlázás a vállalkozások mindennapi működésének egyik legalapvetőbb, mégis legkritikusabb eleme. Első pillantásra pusztán adminisztratív feladatnak tűnhet, azonban ennél sokkal többről van szó: a pontos és szabályos számlázás nemcsak a bevételek nyomon követését és a könyvelés átláthatóságát biztosítja, hanem a vállalkozás pénzügyi megbízhatóságát és jogi megfelelőségét is garantálja.
A modern üzleti környezetben, ahol a digitalizáció és a NAV-val való online kapcsolat mindennapossá vált, a számlázással kapcsolatos hibák – például a pontatlanság, a formai hiányosságok vagy az adójogi előírások figyelmen kívül hagyása – komoly következményekkel járhatnak: bírságok, partnerek elvesztése, sőt, akár adóhatósági vizsgálatok is fenyegethetnek. Ezért érdemes mélyebben is megvizsgálni, mi a számlázás valódi lényege, miért tekinthető stratégiai fontosságúnak, és milyen buktatókat rejthet magában, különösen a kis- és középvállalkozások számára. A számla szó kapcsán az embernek sok jelző eszébe juthat: belföldi, külföldi, papíros, elektronikus, kézi, számítógépes, készpénzes, átutalásos, devizás, Ft-os, egyszerűsített adattartalmú, téves, hibás, alakilag hibás, tartalmilag hibás, elkésett, módosító, érvénytelenítő, sztornó, helyesbítő, csoportos, fiktív, gyűjtőszámla stb… A felsorolás folytatható.
Nagy téma a számlázás és kérdésköre, különös tekintettel, hogy a számla a költségelszámolás és így a könyvelés alapja, áfa tekintetében pedig az adólevonási jog gyakorlásának tárgyi feltétele is. Számlázás kapcsán azonban számos kérdéskör, probléma, érdekesség felmerülhet. Ezt a témát igyekszem gyakorlati és adóellenőrzés oldaláról is megvilágítani, a teljesség igénye nélkül. A cikk elején bátran írhatom, hogy a témát biztosan más szempontok alapján is górcső alá lehet venni, a bemutatás egyfajta szemléletet tükröz, a sok közül.
Számlázás kapcsán igen sok jogszabályt kell tudni és alkalmazni a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is egyaránt. Tudni kell az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban: Áfa tv.), a társasági adóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény (továbbiakban: Tao tv.), a számvitelről szóló 2000.évi C. (továbbiakban: Számv. tv.) törvény ide vonatkozó rendelkezéseit. A közös hozzáadottérték-adó-rendszerről szóló 2006/112/EK irányelvnek a számlázási szabályai tekintetében történő módosításáról szóló 2010/45/EK tanácsi irányelvvel összhangban 2013. január elsejével jelentősen módosultak az Áfa tv. számlázásra vonatkozó rendelkezései. Fontos változás, hogy a papíralapú és elektronikus számlákra vonatkozó követelmények egységesek lettek. Számlázás kapcsán nem árt ismerni az elektronikus aláírásról szóló rendelkezéseket, valamint a számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet (továbbiakban: NGM rendelet) rendelkezését.
Számlázás kapcsán elsősorban adójogi jogszabályok jutnak eszünkbe, ugyanakkor érdemes szem előtt tartani, hogy e tekintetben a Polgári Törvénykönyv is tartalmaz rendelkezéseket. Mind az 1959. évi IV. törvény (továbbiakban: régi Ptk.) és a 2013. évi V. törvény (továbbiakban: új Ptk.) is.
Áfa tv.
Az Áfa tv. X. fejezete rendelkezik a számlázásról. Az Áfa tv. szerint számla minden olyan okirat, mely megfelel az e törvényben meghatározott feltételeknek. Számlával egy tekintet alá esik minden más, az előbbitől eltérő okirat is, mely megfelel az Áfa tv. 170. §-ban meghatározott feltételeknek és kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja (Áfa tv. 168. §). Nem belföldön, hanem a Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adóalany esetében számla a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása teljesítését tanúsító olyan okirat is, amely a Közösség azon tagállamában, ahol adóalanyként nyilvántartásba vették, tartalmában megfelel- e tagállam joga szerint- a Héa irányelv 226-231. és 238-240. cikkeinek. A számla kötelező adattartalmát az Áfa tv. szintén részletezi (Áfa tv. 169.§ mellett az Áfa tv. 171-172. §). Mindez azt jelenti, hogy a számlán a kötelező adattartalmon felül minden olyan adat feltüntethető, melyet a szerződő felek fontosnak ítélnek. Törvény a számla adattartalmára további rendelkezéseket is megállapíthat, de a számla aláírását nem teheti kötelezővé, az elektronikus számla kivételével. Számla magyar nyelven vagy élő idegen nyelven egyaránt kiállítható. Idegen nyelven kiállított számla esetében az adóigazgatási eljárás keretében lefolytatott ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról, feltéve, hogy a tényállás tisztázása másként nem lehetséges.
2026-os változás
A hatályos szabályok értelmében az adóalanyoknak a befogadott számláik tekintetében adatot kell szolgáltatniuk azon számlákról és a bennük foglalt áthárított adóról, amely számlák tekintetében levonási jogot gyakorolnak. (M-lap) Az adóhatósági ellenőrzések célzottabbá és hatékonyabbá tétele érdekében 2026. július 1-jétől a számlákon szereplő áthárított adó összegén túlmenően arról is adatot kell majd szolgáltatni, hogy az adóalany ténylegesen mekkora adót helyezett levonásba az adott adómegállapítási időszakban az adott számlán szereplő áthárított adóból. Az átmeneti szabályok értelmében az új adatszolgáltatási kötelezettséget
- a havi áfabevalló adóalanyoknak először a 2026. július hónapról augusztus 20-áig beadandó bevallásuk részeként,
- a negyedéves áfabevalló adóalanyoknak a 2026. III. negyedévéről október 20-áig beadandó áfabevallásuk,
- míg az éves bevallóknak a 2026. évről 2027. február 25-éig beadandó áfabevallásuk keretében kell először teljesíteniük.
A ténylegesen levonásba helyezett adót adómérték szerinti bontásban kell feltüntetni, illetve, amennyiben az áthárított adót az adóalany arányosítja, úgy arányosítás szerinti bontásban is szerepeltetni kell az erre vonatkozó M lapon. Az intézkedésből fakadó adminisztratív terhek növekedésének elkerülése érdekében az adóhatóság olyan informatikai eszközt fejleszt és tesz az adóalanyok számára elérhetővé, amelynek segítségével az adóalany a saját áfaanalitikáját tudja átalakítani az adóhatóság által elvárt adókódoknak megfelelő struktúrába és gépi úton feltölteni az eÁfa-rendszerbe. Ezen eszköz alkalmazása opcionális az adóalany számára, használatával azonban kiválthatja az M lap kitöltését. (Áfa tv. 376. § és 10. sz. melléklet)
Tao tv. és a Számviteli tv.
A Tao tv-nek nincs önálló számla fogalma, e tekintetben a Számv. tv. rendelkezéseit kell alapul venni. A Tao tv. 3. sz. melléklete rendelkezik a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő, valamint nem a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő költségekről.
A Számv. tv. XI. fejezete rendelkezik a könyvvezetésről, bizonylatolásról. A Számv. tv. szerint számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá. Számviteli bizonylat alatt a Számv. tv. is elsősorban a számlát tekinti, ugyan maga a számla fogalma nem került külön definiálásra. Számlának az a bizonylat tekinthető a számvitelben, melyet a Számv. tv. 165. § (1) bekezdésének megfelelően, a Számv. tv. szerinti adattartalommal került kiállításra.
Az adóhatóság áfa adónem tekintetében vizsgálatot tartott az egyik Társaságnál 2025-ben a 2022-es üzleti évre vonatkozóan. A vizsgálat során az egyik alvállalkozó számláját nem a vállalkozás érdekében felmerült költségnek minősítették és annak áfa tartalmát vissza nem igényelhetőnek minősítették. A Társaság úgy döntött, hogy az adóhatóság megállapítását elismeri és az adóhatóság elsőfokú határozatát nem támadja meg. A megállapítás alapján a társasági adó- és iparűzési adófizetési kötelezettségek 2022-re önellenőrzésre kerültek, majd az eredményszámlákat az eredménytartalékba átvezették. Az önrevízió során az alvállalkozónak fizetett összeget – beleértve a számla áfa tartalmát is – egyéb követelésként mutatták ki. Az adók a 2025. év adószámláitól elkülönítve szintén könyvelésre kerültek az adott adónemeken belül. A 2025. év zárási előkészületei során az merült fel, hogy hogyan kerüljön kivezetésre az egyéb követelésként kimutatott összeg, ha az adott alvállalkozó nem fizeti vissza a számláinak az ellenértékét?
Azon indokból, hogy az adóhatóság az alvállalkozó számláját nem a vállalkozás érdekében felmerült költségként kezelte, attól a számlát még eredeti tartalommal a könyvelésben kell szerepeltetni. Így például, ha az alvállalkozó szolgáltatást nyújtott, akkor az alvállalkozó által számlázott szolgáltatás továbbra is – a továbbiakban: Számv. tv. 78. § (3) bekezdésének az előírása alapján – az 52-es számlacsoportban, mint igénybe vett szolgáltatás kerül kimutatásra. A le nem vonható általános forgalmi adó elszámolásánál figyelembe kell venni a Számv. tv. 47. §-a (2) bekezdése b) pontjának előírását, amely szerint a bekerülési érték részét képezi az eszköz (szolgáltatás) beszerzéséhez szorosan kapcsolódó előzetesen felszámított, de le nem vonható általános forgalmi adó. Az adóhatóság által megállapított vissza nem igényelhető áfa a szolgáltatás bekerülési értékének a részét képezi, így a le nem vonható áfát is költségként, mint igénybe vett szolgáltatás kell elszámolni.
A Számv. tv. 29. § (1) bekezdésének az előírása alapján követelések között – többek között – olyan fizetési igényeket lehet kimutatni, amelyeket a másik fél elfogadott. Az előbbiekből következően önmagában az adóhatósági megállapításhoz kapcsolódóan semmilyen követelést az alvállalkozóval szemben nem lehet kimutatni, így értékvesztés elszámolása sem értelmezhető. Az ellenőrzés megállapításait tartalmuknak megfelelően kell – a hiba feltárása üzleti évében, azaz 2025-ben – a megfelelő eszköz-, forrás- és eredményszámlákon elszámolni, ebből következik, hogy lezárt 2022-es üzleti év könyvelését nem szabad újra megnyitni. Amennyiben a 2022. évi hiba jelentős összegű hibának minősül a számviteli politika és/vagy a Számv. tv. előírása szerint, akkor a hibák és hibahatások nem képezik a 2025. évi mérleg és eredménykimutatás részét, azokat külön (középső) oszlopon kell bemutatni. Így a 2025. évi könyvelés keretében az eredményváltozást – a Számv. tv. 37. §-a (1) bekezdésének a) és (2) bekezdésének a) pontja alapján – az adózott eredményen keresztül az eredménytartalékba az év végi zárás keretében át kell vezetni. Amennyiben a 2022. évi hiba nem jelentős összegű hibának minősül, akkor az eredményszámlákat a tárgyévi adatok tartalmazzák, azokat nem lehet az eredménytartalékba átvezetni.
Az új Ptk. átvette a kereskedelmi ügyletekhez kapcsolódó késedelmes fizetések elleni fellépésről szóló Európai Parlament és a Tanács 2011/7/EU irányelv rendelkezéseit. Az új Ptk. szerint, ha a Felek a szerződésben a pénztartozás teljesítésének idejét nem határozták meg, a pénztartozást a jogosult fizetési felszólításának vagy a számlájának kézhezvételétől számított harminc napon belül kell teljesíteni (Ptk. 6:130. §). A számla adása ezek szerint a pénzfizetést megelőző intézkedésnek tekinthető. Ugyanezen § rendelkezik arról is, hogy vannak esetek, amikor nem a számla kézhezvételétől, hanem a teljesítéstől számított 30 napot követően esik késedelembe a kötelezett. Az új Ptk. szerint, ha a fél elmulasztja megtenni azokat az intézkedéseket vagy nyilatkozatokat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a másik fél a szerződésből eredő kötelezettségeit megfelelően teljesíthesse (ilyen lehet a számla kiállítása pl.), akkor ez a fél (közbenső) szerződésszegést követ el (Ptk. 6:150. §).
Több igénybe vevő adata
Az Áfa tv. 169. § e) pontja a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének nevét és címét a számla kötelező adattartalmaként nevesíti. Az Áfa tv. eltérő rendelkezése hiányában nem zárható ki, hogy az adóalany az általa kibocsátott számlán egy adott szolgáltatás igénybevevőjeként több, különböző lakcímmel rendelkező magánszemélyt jelöljön meg. Az ilyen esetekben a szolgáltatásnyújtói minőségben eljáró adóalanynak a számlát külön-külön minden magánszemély rendelkezésére kell bocsátania; valamint az adóalanytól elvárható, hogy a számlán utaljon arra, hogy a kérdéses szolgáltatást a jellegéből és a megvalósulásának körülményeiből adódóan egyszerre több személy is igénybe veheti ugyanolyan tartalommal.
Gyűjtőszámla
Az Áfa tv. 164. § (3) bekezdése a gyűjtőszámla alkalmazásának feltételeként a felek előzetes megállapodását írja elő. Az Áfa tv. a fenti megállapodás tartalmi és formai követelményeire vonatkozóan nem tartalmaz előírásokat, ugyanakkor a hivatkozott rendelkezéséből és az általános polgári jogi elvekből az vezethető le, hogy a megállapodás kizárólag egy adott, konkrét ügylet tekintetében teljesítésre kötelezettnek és jogosultnak minősülő felek esetében értelmezhető. A megállapodás létrejöttéhez a feleknek kifejezetten az annak megkötésére irányuló egybehangzó akaratnyilvánítása, azaz érvényes polgári jogi szerződés megkötése szükséges. A gyűjtőszámla alkalmazására vonatkozó feltételeknek a teljesítésre kötelezett által egy általános szállítási feltételeket is tartalmazó katalógusban való, egyoldalú közlés formájában megvalósított ismertetése az Áfa tv. 164. § (3) bekezdése alapján nem tekinthető a jogosulttal kötött szerződésszerű megállapodásnak. A feleknek a gyűjtőszámla alkalmazására irányuló megállapodásukat szerepeltetniük kell az adónyilvántartásra vonatkozóan az Áfa tv. 180. §-ában megfogalmazott általános szabálynak megfelelően vezetett, az Áfa tv. ben szabályozott jogok gyakorlásának és kötelezettségek teljesítésének ellenőrzésére szolgáló nyilvántartásukban.
Hagyj üzenetet