A bejelentőrendszer bevezetése nem kötelező, tehát a foglalkoztató belátásán múlik, ha 10 000 főnél kevesebb lakosú település helyi önkormányzatáról, vagy olyan önkormányzatról, önkormányzati költségvetési szervről vagy tulajdonában álló szervezetről van szó, amely 50 főnél kevesebb személyt foglalkoztat foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében.

A kötelezett szervek esetében érdemes fontolóra venni annak a lehetőségét, hogy a helyi önkormányzat, valamint az irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szerv közösen is létrehozhatnak és működtethetnek bejelentőrendszert, ezáltal a rendelkezésre álló erőforrásokat gazdaságosabban lehet felhasználni, illetve a bejelentőrendszer mind arculatában, mind a működtetését illetően egységesíthető. Ez a bejelentőrendszer működéséről szóló tájékoztatási kötelezettséget is leegyszerűsítheti.

Egyes szabályok eltéréssel alkalmazandók a Panasztörvény rendelkezései tekintetében az önkormányzatoknál, valamint az önkormányzati költségvetési szerveknél, melyek azonban nem érintik az önkormányzati tulajdonban álló szervezeteket, gazdasági társaságokat. Amíg ez utóbbi szervezetek például a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével, illetve a bejelentések kivizsgálásában való közreműködéssel szerződés keretében bejelentővédelmi ügyvédet vagy más külső szervezetet is megbízhatnak, addig az önkormányzatoknak, illetve az önkormányzati költségvetési szerveknek ezen feladatokat saját szervezetükön belül szükséges megoldani, és a feladatellátásra pártatlan személyt vagy szervezeti egységet kijelölni.

A bejelentőrendszer kialakításának, működtetésének, illetve a potenciális bejelentői kör tájékoztatásának kötelezettsége átgondolt előkészítést igényel és számos intézkedést von maga után (részletesebben lásd a fent hivatkozott cikkeket), melyből a teljesség igénye nélkül kiemeljük a legfontosabb szabályozási területeket.

A bejelentőrendszer működtetéséről szóló szabályzat kialakítása során – a panaszok és közérdekű bejelentések kezeléséről szóló szabályzatunkban foglaltakhoz hasonlóan – érdemes részletesen meghatározni a rendszer működésének kereteit (elérhetőségét), a tájékoztatás közzétételének, megadásának részletszabályait, az eljárási szabályokat, az adat-, illetve bejelentővédelmi szabályokat, a felelősöket, az egyes feladatokat, határidőket és keletkező dokumentumokat.

Hasznos lehet előre gondoskodni azon dokumentummintákról, amelyek a bejelentőrendszer működtetéséhez kapcsolódhatnak, mint például:

Tájékoztató a bejelentésre jogosult kör számára a belső visszaélés-bejelentési rendszer működéséről (kötelező dokumentum)
Tájékoztatás a bejelentő számára a bejelentés fogadásáról
Tájékoztatás a bejelentés kivizsgálásáról

Tájékoztatás a kivizsgálás határidejének meghosszabbításáról,
Tájékoztatás a kivizsgálás mellőzéséről

Jegyzőkönyv minta
Nyilatkozatok (pl. Hozzájáruló nyilatkozat adattovábbításhoz)
Belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett bejelentések nyilvántartása

A bejelentőrendszer kialakításával és a szabályzat tartalmával egyebekben a korábbi cikkünkben részletesebben foglalkoztunk.

További részleteket itt talál.

A cikk szerzője Dr. Krak Anita LL.M., adatvédelmi szakjogász, integritás tanácsadó, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatója. A Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ az Adó Online szakmai partnere.