Releváns jogszabály:– 2000. évi C. törvény a számvitelről

A teljesség elvéhez tartozik az is, hogy az adott üzleti évre vonatkozó bizonylatok hiánytalanul, időrendi sorrendben feldolgozottak legyenek [a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény – a továbbiakban: Szt. 15. § (2) bekezdés)

A bizonylati fegyelem azt jelenti, hogy a számviteli/könyvviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak.

A számvitelben feldolgozandó adatok az úgynevezett bizonylatokon jelennek meg. A gazdasági eseményeket csak bizonylatok alapján szabad könyvelni. A bizonylatok megjelenési formájukat tekintve lehetnek kitöltött nyomtatványok, elismervények, feljegyzések, szerződések stb. A bizonylatok igazolják a gazdasági műveletek bekövetkeztét, lezajlását, a hatásukat, vagyis az értékbeni, a mennyiségi és a minőségi adataikat. Általánosságban fogalmazva: minden olyan gazdasági műveletről/eseményről bizonylatot kell kiállítani, amely a vállalkozás eszközeinek vagy forrásainak állományát vagy összetételét, értékét megváltoztatja. A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell [Szt. 165. § (1) bek.].

A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámlaforgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell. Az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legalább negyedévenként, a számviteli politikában meghatározott időpontig (kivéve, ha más jogszabály eltérő rendelkezést nem tartalmaz), legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni. A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell [Szt. 165. § (2)-(4) bek.].

Számviteli bizonylat minden olyan okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli nyilvántartását támasztja alá, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. A bizonylatot kiállíthatja a gazdálkodó, vagy a gazdálkodóval (üzleti vagy egyéb) kapcsolatban álló más gazdálkodó, természetes személy, illetve egyéb szervezet [Szt. 166. § (1) bek.].

A törvényi szabályozás alapján számviteli bizonylat az a dokumentum, amelyet elsődlegesen a számvitel alátámasztására, valamint az a dokumentum is, amelyet elsősorban nem a számviteli elszámolások alátámasztására készítettek.

A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük. A bizonylat szerkesztésekor a számviteli elvek közül a világosság elvét kell szem előtt tartani.

A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában vagy időszakában, magyar nyelven kell kiállítani. A magyar nyelven kiállított bizonylaton az adatok más nyelv(ek)en is feltüntethetők.

A számviteli bizonylatot kizárólag idegen nyelven is ki lehet állítani. Az idegen nyelven kibocsátott, illetve a befogadott idegen nyelvű bizonylaton azonban azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek – a könyvelés előtt – magyarul is fel kell tüntetni. Azt, hogy mi szerepeljen mindenképpen magyarul is az idegen nyelvű bizonylaton, belső szabályzatban kell előírni.

A cég életútja szempontjából az első bizonylat az alapító okirat (társasági szerződés, alapszabály vagy egyéb okirat), majd ezt követik az alapítással összefüggő kiadások bizonylatai, végül megjelennek a bevételi bizonylatok is.

Bizonylatok fajtái

A bizonylatok eredetüket tekintve lehetnek: külső kiállítású, azaz a vállalkozáshoz beérkező bizonylatok és belső kiállítású, vagyis a vállalkozás által kiállított bizonylatok. Ez utóbbiak ugyancsak tovább csoportosíthatók kimenő és belső használatú bizonylatokra.

A bizonylatok jellegüket tekintve lehetnek: elsődleges vagy alapbizonylatok, másodlagos bizonylatok és összesítő bizonylatok.

Alapbizonylat: az a bizonylat, amelyet a gazdasági művelet lezajlásáról, hatásáról, vagyis a mennyiségi, minőségi és értékadatairól első vagy eredeti feljegyzésként állítottak ki. Elsődleges vagy alapbizonylatok például a vállalkozás pénztári be- és kivételezési bizonylatai, anyag- és árubevételezési, -kivételezési jegyei, kimenő számlái, szállítólevelei, munkautalványai, szerződései stb. Ugyancsak alapbizonylatok a vállalkozáshoz beérkező, más vállalkozástól kapott beérkező számlák, szállítólevelek stb.

Másodlagos bizonylat: az a bizonylat, amelyet az elsődleges vagy alapbizonylatok alapján a feldolgozási technika céljaira vagy megőrzésre készítettek. Ilyen például a mágneslemez, a mikrofilm, a hiteles másolat stb.

Összesítő bizonylat: az elsődleges vagy másodlagos bizonylatok adatainak összesítésével készül. Ilyenek például az összeadószalagok, a leltári összesítések, a könyvelési feladások, kivonatok stb.

A bizonylatokat úgy kell kitölteni, hogy azokon az adatok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók maradjanak. A gazdasági művelet jellegétől függően a bizonylatokat a gazdasági intézkedés vagy a művelet befejezésének időpontjában kell kiállítani. Például a pénztári kifizetést megelőzően a pénzt utalványozni kell, tehát az intézkedés az utalványozás (az utalvány a bizonylat), a kifizetés pedig a művelet befejezése (ennek bizonylata a kiadási pénztárbizonylat). A vállalkozás dönti el, hogy a bizonylatokat hány példányban bocsátja ki. Célszerű ennek meghatározásakor észszerűségi szempontokat figyelembe venni, vagyis csak ott maradjon bizonylati példány, ahol a vállalkozás belső információs igényeinek kielégítéséhez, ellenőrzés vagy megőrzés miatt szükség van rá.

A bizonylatokat csoportosíthatjuk a rájuk vonatkozó kezelési előírások szerint is: lehetnek „sima” és úgynevezett szigorú számadású bizonylatok. Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat.

A szigorú számadási kötelezettség a bizonylat, a nyomtatvány kibocsátóját terheli. A szigorú számadású bizonylatok a szigorú számadású nyomtatványok kitöltésével „keletkeznek”. A szigorú számadású nyomtatványok körét a vállalkozásnak kell meghatároznia, úgy, hogy pénzügyi visszaélések elkövetésére ne legyen mód. A „szigorú számadás” azt jelenti, hogy elszámolási kötelezettség terheli ezen nyomtatványok felhasználóit. Ezért minden készpénz- és pénzforgalommal összefüggő bizonylatot szigorú számadású bizonylatnak kell minősíteni. Ilyen bizonylatok például a csekkek, utalványok, MÁV-fuvarlevelek, étkezési jegyek, leltárfelvételi jegyek, kiadási, bevételi pénztárbizonylatok, raktári kiadási utalványok, villamos- és autóbuszjegyek, bérletek stb.

A szigorú számadású nyomtatványok készleteiről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó egyértelműen azonosítható, és a felhasznált mennyiség sorszám szerint is kitűnik. A szigorú számadású nyomtatvány felhasználójának a rontott példányokkal is el kell számolnia. A leírtakból az következik, hogy a szigorú számadású nyomtatványokat csak elismervény ellenében javallott átadni vagy átvenni (Szt. 168. §).

A dokumentális bizonylatok általában papíralapú adathordozók, kézzelfoghatók, a rajtuk levő adatok megjelenítéséhez külön készülék, gép igénybevétele nem szükséges, azok közvetlenül értelmezhetők, olvashatók.

Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel a számviteli törvény előírásainak. Az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit más jogszabály is meghatározhatja [Szt. 167. § (5) bek.].

A bizonylatok tartalma mindig a konkrét gazdasági művelettől függ. Ezért gazdasági tartalmukat tekintve a bizonylatok sokfélék lehetnek, a formájuk viszont kötött. Minden bizonylatnak, bármely gazdasági műveletre vonatkozzék is, az alábbi információkat kell tartalmaznia:

– a bizonylat megnevezését (pl. számla, raktári bevételezési jegy, kiadási pénztárbizonylat) és a sorszámát, vagy egyéb más azonosítóját;

– a bizonylatot kiállító szerv (ezen belül a szervezeti egység) megjelölését (pl. Szerencse Kft., Számviteli és pénzügyi főosztály, Anyagkönyvelési osztály);

– a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölését;

– az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy és – szervezettől függően – ellenőr aláírását, a készletmozgások (áru, anyag) bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő aláírását, az ellennyugtákon a befizető aláírását;

– a bizonylat kiállításának dátumát, illetve kivételesen – a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időszaknak a megjelölését, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell;

– a gazdasági művelet tartalmának rövid leírását vagy megjelölését (pl. gépkocsibérlet);

– a gazdasági műveletek miatti változások mennyiségi, minőségi és értékadatait;

– külső bizonylat esetében a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét;

– bizonylatok adatainak összesítése esetén (gyűjtőbizonylatoknál) az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölését, amelyre az összesítés vonatkozik (pl. számítógépes adatfeldolgozás esetén a gépi összesítéssel érintett időszakot meg kell jelölni);

– a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást;

– a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontját, igazolását; továbbá

– minden olyan adatot, amelyet jogszabály előír. [Szt. 167. § (1) bek.]

A számlával, az egyszerűsített adattartalmú számlával kapcsolatos további követelményeket más jogszabály (pl. Áfa tv.) is meghatározhat.

A gazdálkodó e kötelezettségeinek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető [Szt. 167. § (7) bek.].

A bizonylat (akár külső, akár belső kiállítású) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága – ha az más módon nem biztosítható – a gazdálkodó képviseletére jogosult személy (ideértve a Polgári Törvénykönyv szerinti képviseletet is), vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy aláírásával is igazolható [Szt. 167. § (2)-(3) bek.].

Az ellenőrzés a bizonylatok adataira terjed ki. Ennek során meg kell győződni arról, hogy az arra jogosultak írták-e alá a bizonylatokat, a bizonylat alakilag és tartalmilag helyes-e, továbbá minden bizonylat időben odaért-e a feldolgozás helyére. Hibás vagy hiányosan kiállított bizonylatot nem szabad lekönyvelni.

A javítandó eredeti bejegyzést át kell húzni, de úgy, hogy az eredetileg beírt szám vagy szöveg olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott adat fölé kell írni. Fontos követelmény a következetesség, a hibás bejegyzést minden példányon javítani kell, valamint fel kell jegyezni a javítás dátumát a bizonylatra és a javítást végzőnek szignálnia kell a javítást. Ezek a szabályok a pénztári és a bankbizonylatokra azonban nem alkalmazhatók, mert azokat nem szabad javítani. A rontott pénztári és bankbizonylatok helyett újakat kell kiállítani, a rontott példányokat pedig meg kell őrizni.