A szabvány felállítását az az igény generálta, hogy az eladó minél jobban tudja automatizálni a számlázási folyamatait, ugyanazt a formátumot tudja használni több partnere esetében is, függetlenül azok illetőségétől vagy egyedi igényeitől. A szabvány azonban nem csupán az eladó igényeire van tekintettel, ugyanis meghatározza azt a minimális adattartalmat, amelyet a vevőnek meg kell kapnia, hogy a szabványnak ő is megfelelhessen. Ezen felül azonban lehetővé teszi a főszabálytól való eltérést, amellyel speciális megrendelői igények vagy adott országban érvényes specifikus jogi szabályozás teljesítését is szavatolja. Ennek talán leggyakorlatibb megjelenése az országok közti áfa-kulcsokban ragadható tetten, hiszen bizonyos áruk, vagy szolgáltatások nem minden országban adóznak ugyanazzal a kulccsal, amit az elektronikus számlának is kezelnie kell tudni. Ez másik oldalról azt is jelenti, hogy az eladó is biztos lehet benne, amennyiben a szükséges adattartalmat rendelkezésre bocsátja, akkor megrendelője képes lesz fogadni az elektronikus számlát és meg tud felelni az elvárásoknak.

Az elektronikus számlázásra vonatkozó szabvány három szinten határozza meg a megfelelést, amelyet minden félnek minden szinten teljesítenie kell. Az első szint a számla szintje. Az elektronikus számlának tartalmaznia kell, nevezzük így, a törzsadattartalmat, illetve, ha attól eltérnek bármilyen okból, akkor az eltérésre vonatkozó specifikációkat. A számla szintje magába foglalja a kötelező adattartalmat, az értékek meghatározásának módját, illetve az információk kódolását. Az elektronikus számlák minimális adattartalma a következő lesz: számlasorszám, számlázási időszak, az eladó és a megrendelő adatai, kedvezményezett adatai, az értékesítő adóügyi képviselőjének adatai, szerződés hivatkozási száma, szállítási információk, fizetési rendelkezések, jóváírásokra vagy terhelésekre vonatkozó információk, a számlán szereplő tételekre vonatkozó információk, a számla végösszege, az áfa részletes lebontása.

A második szint a gyakorlatba ültetés szintje. A bevezetés módját, illetve annak időzítését nem csupán a szabvány határozza meg, de az Uniós keretszabályozás is, hiszen el kell kerülni azt a helyzetet, hogy a szabályozás már kötelezné a feleket az elektronikus számlázásra, azonban az egyik fél esetleg még nem áll készen akár a számla kiállítására, vagy annak fogadására. Ezen a ponton 2028-as évet érdemes megjegyezni, hiszen ettől az évtől lesz kötelező az elektronikus számlázás közösségi viszonylatban.

Az utolsó szint az eltérések szintje. Ahogy az előbbiekben már említettem vannak ország-specifikus szabályok, amelyeknek az elektronikus számláknak is meg kell felelniük.

Szerző: Molnár Péter független adótanácsadó