A workation – vagyis a munka és a nyaralás kombinációja – gyorsan a modern juttatási csomagok egyik vonzó elemévé válhat. Rugalmasságot biztosít, javíthatja a munkavállalói élményt, és olyan pluszt jelenthet, amelyért a cégnek első látásra még különösebben fizetnie sem kell.

Van azonban egy fontos részlet: amikor a munkavállaló átlépi az országhatárt, nemcsak ő kerül egy másik országba, hanem bizonyos értelemben a munkavégzése is.

Egy vezetői „igen” után több területnek is lehet feladata

A külföldi home office-t sok vállalat természetesen HR-kérdésként kezeli. A munkavállaló jelzi az igényét, a vezető jóváhagyja, és már kész is.

A háttérben azonban ennél jóval összetettebb kérdések merülhetnek fel.

Melyik országban adózik a munkavállaló? Továbbra is a magyar társadalombiztosítási rendszer vonatkozik rá? Szükség van A1 igazolásra? Tudja a bérszámfejtés, hogy a munkavállaló külföldről dolgozik? Megfelelően dokumentálták a munkavégzés helyét? És ami bizonyos pozícióknál még fontosabb: keletkezhet-e a vállalatnak valamilyen adózási vagy akár telephely-kockázata a másik országban?

Ezekre nem feltétlenül ugyanaz a válasz egy háromnapos olaszországi home office és egy több hónapon keresztül rendszeresen ismétlődő külföldi munkavégzés esetén.

A 183 nap nem egy univerzális biztonsági határ

A vállalati gyakorlatban gyakran előkerül a „183 napos szabály”: ha valaki ennél kevesebbet tartózkodik külföldön, akkor nincs probléma.

Ez azonban veszélyesen leegyszerűsítheti a helyzetet.

A munkavállaló adózásának megítélésekor nemcsak azt kell vizsgálni, hány napot töltött az adott országban. Számíthat az adóügyi illetősége, a munkavégzés tényleges helye, a munkáltató személye, a munkabér költségének viselője és természetesen az érintett országok között alkalmazandó kettős adóztatási egyezmény is.

Vagyis nincs olyan általános szabály, amely alapján minden munkavállalónak automatikusan engedélyezhető lenne évente például 30, 60 vagy akár 180 nap külföldi home office.

A valódi kockázat sokszor nem maga a workation

A külföldi munkavégzést természetesen nem kell automatikusan megtiltani. Megfelelő keretek között a workation kifejezetten értékes munkáltatói eszköz lehet: növeli a rugalmasságot, javíthatja a munkavállalói élményt, és a munkaerő megtartásában is versenyelőnyt jelenthet.

A kockázat jellemzően nem önmagában abból fakad, hogy egy munkavállaló néhány napig vagy hétig egy másik országból dolgozik, hanem abból, ha a vállalat nem látja át ennek adózási, társadalombiztosítási és munkáltatói következményeit.

„Egy rosszul kezelt külföldi home office esetén nemcsak a munkavállaló adózása válhat kérdésessé. Bizonyos körülmények között maga a munkáltató is külföldi adó- vagy akár telephely kockázattal szembesülhet” – hívja fel a figyelmet Hajnal-Balázs Ildikó, az Accace Hungary Tax Managere.

Ez különösen akkor válhat lényegessé, ha a munkavállaló vezetői vagy üzletszerzői feladatokat lát el, szerződésekről tárgyal, a vállalat nevében jár el, vagy hosszabb időn keresztül, illetve rendszeresen ugyanabból a külföldi országból végzi a munkáját.

Ilyen esetekben már nem feltétlenül csak azt kell megvizsgálni, hogy hol keletkezik a munkavállaló személyijövedelemadó-kötelezettsége vagy melyik társadalombiztosítási rendszer vonatkozik rá. Bizonyos körülmények között az is kérdéssé válhat, hogy a munkáltatónak keletkezik-e bejelentési, adófizetési vagy más kötelezettsége az adott országban.

A gyakorlatban ezért az egyik legnagyobb kockázat az információ hiánya. Ha a közvetlen vezető engedélyezi a külföldi munkavégzést, de erről a HR, a payroll, a pénzügyi vagy az adózási terület nem kap információt, könnyen előfordulhat, hogy a szükséges vizsgálatok és adminisztratív lépések elmaradnak.

A néhány hét külföldi home office így első látásra egyszerű munkavállalói kérésnek tűnhet, vállalati szinten azonban több terület összehangolt döntését is igényelheti. Éppen ezért nem feltétlenül az a kérdés, hogy egy cég engedélyezi-e a workationt, hanem az, hogy milyen feltételek mellett és milyen belső kontrollokkal teszi ezt meg.

Nem tiltólistára, hanem workation policyre van szükség

A legtöbb vállalat számára ezért nem az a jó megoldás, hogy egyszerűen megtiltja a külföldi home office-t.

Sokkal működőképesebb egy előre kialakított rendszer, amely meghatározza például, hogy mely országokból, évente legfeljebb mennyi időre és milyen munkakörökben engedélyezhető a külföldi munkavégzés.

Egy jól kialakított workation policy azt is rögzítheti, mikor elegendő egy vezetői vagy HR-jóváhagyás, és mely esetekben szükséges payroll-, adózási vagy jogi vizsgálat. Ugyanígy előre rendezhető az A1 igazolások kezelése, a munkavégzés helyének nyilvántartása, valamint az adatvédelmi és IT-biztonsági követelmények kérdése.

Ez elsőre újabb vállalati szabályzatnak tűnhet, valójában azonban éppen az adminisztrációt csökkentheti: ahelyett, hogy minden egyes munkavállalói kérésnél újra kellene vizsgálni a teljes helyzetet, a legtöbb eset előre meghatározott folyamat szerint kezelhető.

A rugalmasság és a compliance nem zárja ki egymást

A következő évek egyik munkáltatói kihívása várhatóan nem az lesz, hogy engedjék-e az embereket távolról dolgozni, hanem az, hogyan lehet ezt úgy megtenni, hogy közben a vállalat kontroll alatt tartsa az adózási, társadalombiztosítási, bérszámfejtési és munkajogi következményeket.

Ehhez pedig már nem feltétlenül elég egy mondat a home office szabályzatban.

Az Accace adózási, bérszámfejtési, HR- és jogi szakértői integráltan tudják támogatni a vállalatokat a külföldi munkavégzéshez kapcsolódó kockázatok felmérésében, az egyedi esetek vizsgálatában, valamint egy működő workation folyamat és belső szabályozás kialakításában.

Mit érdemes megvizsgálnia a munkáltatónak, mielőtt engedélyezi a külföldi home office-t? A részletes szakmai összefoglaló az Accace Hungary oldalán olvasható a „Külföldi home office adózása: mire figyeljen a munkáltató workation esetén?” c. szakmai cikkben.

Forrás: Accace Hungary