A digitalizáció térnyerése és a modern technológiai megoldások széles körben való elterjedése az egész életünkre hatással van. A mindennapi teendőink nagy részét a telefonon vagy a laptopon keresztül végezzük el, applikációkat használunk a sportoláshoz, bevásárláshoz, de még az alváshoz is. Nem csoda, hogy a papíralapú adminisztráció és dokumentumkezelés is egyre inkább háttérbe szorul és a hagyományos ügyintézés helyét a jóval versenyképesebb és hatékonyabb online rendszerek, informatikai eszközök veszik át.

A munkaügyekkel kapcsolatos ügyvitel terén egyre több vállalkozás váltja ki a tradicionális humánerőforrás-menedzsmentet modern HR szoftverekkel, amelyek sok esetben átláthatóbbá, gyorsabbá és biztonságosabbá teszik a napi folyamatokat. A nyilvánvaló előnyök mellett azonban nem szabad figyelmen kívül hagyni a – különösen adatvédelmi – kockázatokat sem, hogy a nap végén valóban olyan eszközöket használjunk, amelyek beváltják a hozzá fűzött reményeket.

A humánerőforrás-menedzsment alá tartozó folyamatok és feladatok köre igen széles; ide tartozik tipikusan a toborzás és kiválasztás, a kiválasztott jelentkezők beléptetése, munkaidő-nyilvántartás, bérszámfejtés, a munkavállalók teljesítményértékelése, képzések nyilvántartása és a kiléptetés is. Bár a HR-szoftver fogalmának nincs egységes meghatározása, általánosságban olyan digitális rendszert értünk alatta, amely a humánerőforrás-menedzsment alá tartozó folyamatok és feladatok támogatását látja el.

Működési módját tekintve két főbb kategóriáról beszélhetünk. Az egyik az ún. helyben telepített (on-site) rendszerek, amelyek az adott cég saját szerverein futnak, magasabb fokú kontrollt biztosítanak, de bevezetésük és karbantartásuk is költséges. A másik a felhőalapú megoldások, amelyek jellemzően előfizetéses alapon érhetők el, bárhonnan hozzáférhetők, telepítés nélkül, viszont az ellenőrzés lehetősége korlátozottabb.

Az, hogy egy vállalkozás melyik megoldást választja, leginkább üzleti döntés kérdése, amit a cég méretére, erőforrásaira és működési sajátosságaira tekintettel kell meghozni. Bármelyik rendszerre essen is a választás, kiemelt figyelmet kell fordítani az adatvédelemre és az adatkezelési szabályok betartására, hiszen a HR-szoftverek – jellegükből adódóan – nagyszámú és időnként különleges személyes adatok kezelését végzik. A kiemelt figyelem azért is fontos, mert az elmúlt években több hatósági ellenőrzésre is sor került, amelynek középpontjában a HR-szoftverek és az ahhoz kapcsolódó munkavállalói adatok kezelése volt.

Az egyik ilyen eset Németországban történt, ahol egy nemzetközi cégcsoportba tartozó német munkáltató egy felhőalapú HR-platform bevezetését tervezte. A munkáltatónál működő üzemi tanács jóváhagyásával született kollektív megállapodás engedélyezte, hogy a szoftverbe – annak tanítása céljából – bizonyos személyes adatokat (név, belépés dátuma, munkavégzés helye) töltsenek fel a tesztidőszak alatt. A megállapodásban rögzített korlátokat túllépve, a cég további személyes adatokat is betáplált a rendszerbe, így pl. fizetési adatokat, lakcímet, születési dátumot, családi állapotot, adóazonosító jelet. Ennek következtében a vállalkozás egyik munkavállalója a – véleménye szerint – jogellenes adattovábbítás miatt nemvagyoni kártérítést követelt a cégtől. Az ügy végül eljutott a Szövetségi Munkaügyi Bírósághoz (Bundesarbeitsgericht, BAG), aki az Európai Unió Bíróságának előzetes döntéshozatali eljárását kezdeményezte.

Az EUB kimondta, hogy egyetlen kollektív szerződés sem írhatja felül a GDPR rendelkezéseit, (i) az ilyen jellegű megállapodásoknak meg kell felelniük az Általános Adatvédelmi Rendelet alapelveinek, (ii) teljes bírósági felülvizsgálat alá kell esniük (vagyis a bíróságoknak érdemben kell vizsgálniuk, hogy az abban engedélyezett adatkezelések megfelelnek-e a GDPR szabályainak), továbbá (iii) nem engedélyezhetnek olyan adatkezeléseket, amelyek a GDPR szerint jogellenesnek minősülnének, a szerződés tartalmától függetlenül. A döntésében azt is hangsúlyozta, hogy a tagállamok nem ronthatják le a GDPR-ban rögzített standardokat sem kollektív, sem pedig egyéb fajta megállapodás útján. A BAG erre tekintettel megállapította a a GDPR szabályainak megsértését és a cég felelősségét.

A digitális fejlődéssel lépést tartani kívánó cégek számára egyre inkább nélkülözhetetlen a HR szoftverek használata. Ezek a modellek érezhetően gyorsítják, egyszerűsítik és hatékonyabbá teszik a munkaügyi folyamatokat, könnyítenek az adminisztrációs terheken. Vitathatatlan ugyanakkor az is, hogy a technológia folyamatos fejlődő vívmányai jelentős adatvédelmi és adatkezelési kockázatokat is hordoznak. A német eset jól mutatja, hogy még a kollektív megállapodások sem teremthetnek kibúvót a GDPR szigorú előírásai alól. A munkáltatók feladata és felelőssége kettős: egyrészt biztosítaniuk kell a HR folyamatok a technológia fejlődésével egyre hatékonyabbá váljanak, másrészt gondoskodniuk kell arról is, hogy mindez megfeleljen az adatvédelmi előírásoknak.

A jövő tehát nemcsak a digitalizációról szól, hanem arról is, hogy a cégek képesek-e mindezt jogszerűen és átlátható módon megvalósítani. Azok, akik komolyan veszik az adatkezeléssel és adatvédelemmel kapcsolatos követelményeket és a GDPR szabályait, nemcsak elkerülhetik a bírságokat, hanem bizalmat is építenek dolgozóikban – ez pedig hosszú távon a versenyképességük egyik legfontosabb záloga lehet.