Releváns jogszabályok:

– 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről

– 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról

– 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről

– 1997. évi LXXXI. törvény a társadalombiztosítási nyugellátásról

Az Art. 9. § szerint e) pontja az adókötelezettségek között rögzíti az adózó bizonylat kiállítására, megőrzésére vonatkozó kötelezettséget. Az adózáshoz kapcsolódó bizonylatokat, iratokat az új Art. 78 § (1) bekezdése alapján az adóhatósághoz bejelentett helyen kell őrizni. A bizonylatok őrzésének helyére vonatkozó rendelkezés szerint az adóhatósághoz történő bejelentkezéssel egyidejűleg kötelező bejelenteni az iratőrzés helyét, feltéve, ha az nem azonos a székhellyel, illetve lakóhellyel. A bejelentendő cím nem lehet postafiók, ugyanis egy esetleges adóhatósági ellenőrzés esetén az iratok rendelkezésre kell, hogy álljanak a helyszíni ellenőrzés során, amelynek részét képezi az adózó székhelyén kívül tárolt iratok vizsgálata is.

Az Art. 78. § részletezi a bizonylat megőrzésére vonatkozó szabályokat, mely szerint:

(1) A 77. § (1) bekezdésében meghatározott iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni.

(2) Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat három munkanapon belül be kell mutatni.

(3) Az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie.

(4) A munkáltató (kifizető) az általa megállapított adó, adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat a (3) bekezdésben foglalt időpontig megőrzi.

(5) Az adókötelezettség megszűnése esetén az iratokat

a) a jogi személy jogutódja vagy jogszabályban, határozatban erre kötelezett,

b) a közkereseti társaságnál és a betéti társaságnál a jogszabályban meghatározott személy

a (3) bekezdésben foglalt időpontig megőrzi.

(6) A természetes személy az iratait maga köteles megőrizni. Ha az adókötelezettség a természetes személy halála miatt szűnt meg, az iratokat a vele közös háztartásban élt hozzátartozója, ennek hiányában az örökös köteles az állami vagy az önkormányzati adóhatósághoz továbbítani.

(6a) A kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó jövedelmet vagy vagyont terhelő adókötelezettség megállapításához kapcsolódó iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül annak a naptári évnek az utolsó napjától számított tíz évig kell megőriznie, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni.

(7) Ha az adózó vagy a kapcsolt vállalkozása a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó jövedelmet vagy vagyont terhelő adókötelezettséget érintő vitarendezési eljárást kezdeményez, az e §-ban előírt kötelezettségek a vitarendezési eljárás lezárultáig, vagy ha azután választott bírósági eljárás indul, a választott bírósági eljárás lezárultáig meghosszabbodnak. Ha az e §-ban előírtaknak a kifizető, a munkáltató köteles megfelelni, az irat megőrzési kötelezettség az adóhatóság felhívására a vitarendezési eljárás, illetve a választott bírósági eljárás lezárultáig meghosszabbodik.

(8) Az (1)-(6) bekezdésben foglalt kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy – ha azt jogszabály nem zárja ki – eredeti példány hiányában a jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik. Az adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya – ha annak megőrzését jogszabály nem írja elő, és adózó azzal nem rendelkezik – nem kérhető.

(9) Ha az adózó a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, köteles ellenőrzés esetén az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani.

2013. január 1-jétől bővült a bejelentendő adatok köre. Amennyiben a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg az adózó, úgy ennek tényét is köteles bejelenteni az adóhatósághoz. A fenti szabály alól mintegy kivételként rögzíti az Art. 78. § (2) bekezdése, hogy az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat 3 munkanapon belül be kell mutatni.

A bizonylatok megőrzésének ideje

Az adózáshoz kapcsolódó bizonylatokat az új Art. 78. § (3) bekezdése értelmében általánosan az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni, amely – az új Art. 202. § (1) bekezdése szerint – annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni. A költségvetési támogatás igényléséhez, a túlfizetés visszaigényléséhez való jog – ha törvény másként nem rendelkezik – annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az annak igényléséhez való jog megnyílt.

Az elévülés 6 hónappal meghosszabbodik, ha az adóbevallás késedelmes benyújtásakor, illetve a költségvetési támogatás igénylésekor az adómegállapításhoz, illetve a költségvetési támogatás igényléséhez való jog elévüléséig kevesebb, mint 6 hónap van hátra. Abban az esetben, ha egy adott időszak bevallását önellenőrzéssel kívánjuk helyesbíteni, akkor az önellenőrzést alátámasztó bizonylatoknál, nyilvántartásoknál az önellenőrzés esedékességét kell az elévülési idő kezdetének tekinteni.

Ki kell emelni, hogy a munkaügyi iratok (társadalombiztosítási és jövedelemre vonatkozó iratok, munkaszerződés és egyéb nyilvántartások) megőrzési kötelezettségéről, annak időtartamáról a törvények külön nem rendelkeznek. Tekintettel azonban arra, hogy az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmazó iratokról van szó, célszerű azokat az elévülési időn túl, akár életünk végéig megőrizni, hiszen ismert tény, hogy egy vállalkozás által foglalkoztatott dolgozók munkaügyi, biztosítási és jövedelmi adataira szükség lehet például nyugdíjba vonulás során is, stb.

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 99/A. § (1) bekezdése előírja, hogy a foglalkoztató a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig köteles megőrizni. A társadalombiztosítási egyéni nyilvántartás vezetésére kötelezettnek nemcsak a nyilvántartás vezetésével, hanem az iratok őrzésével kapcsolatban is vannak kötelezettségei, különös tekintettel arra, hogy a nyugdíjbiztosítási eljárásokban a releváns adatokat elsődlegesen a foglalkoztató által kiállított egykorú okirattal, annak hiteles másolatával, vagy a foglalkoztató eredeti nyilvántartásai alapján kiállított igazolással lehet bizonyítani.

A munkaügyi iratok maradandó értékű iratok, így az őrzésükről a foglalkoztató köteles gondoskodni. Maradandó értékű iratnak kell tekinteni többek között azokat az iratokat, amelyek jogi vagy egyéb szempontból jelentős, közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaznak [a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. § j) pont]. Ennek megfelelően a nyilvántartásra kötelezett a biztosítási jogviszonnyal összefüggésben a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratok őrzésére a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles [Tny. 99/A. § (1) bekezdés].

Az iratok őrzéséről nemcsak az eredeti kötelezett, hanem annak jogutódja is köteles gondoskodni a fenti határidő lejártáig. Amennyiben a nyilvántartásra kötelezett foglalkoztató jogutód nélkül szűnik meg, az iratok őrzési kötelezettsége továbbra is fennáll, és meg kell valósítani az előzőekben említett munkaügyi iratok biztonságos tárolását. Ez jellemzően iratőrző cégeken keresztül történi. Ilyen esetben a nyilvántartásra kötelezettnek be kell jelentenie a székhelye, telephelye szerint illetékes kormányhivatal részére az iratok őrzésének helyét [Tny. 99/A. § (2) bekezdés].

A jogutód nélküli megszűnés esetén azonban nemcsak az iratok őrzéséről kell gondoskodni, hanem meg kell győződni arról is, hogy a nyilvántartásra kötelezett foglalkoztató eleget tett-e a korábbi jogszabályokban előírt – 2009. december 31-éig fennállt – nyugdíjbiztosítási adatszolgáltatási kötelezettségének. Amennyiben nem, úgy az adatszolgáltatást a nyilvántartásra kötelezett foglalkoztató képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles teljesíteni az iratok őrzési helyére vonatkozó bejelentéssel egyidejűleg.

A megváltozott munkaképességű személyek ellátásairól és egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXCI. törvény 23. § (7) bekezdése értelmében, amennyiben a munkáltató megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztat, nyilvántartást kell vezetnie a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása érdekében és ezt a nyilvántartást a foglalkoztatás megszűnését követő 5 évig köteles megőrizni.

A bizonylat megőrzési kötelezettség megszegése és szankciói

Az adóhatóság a bevallás benyújtását követő ötödik év végéig bármikor folytathat ellenőrzést, így ezen időpontig mindenképpen meg kell őriznünk azokat a bizonylatokat, amelyek az ellenőrzés szempontjából relevánsak lehetnek. A számviteli bizonylatok esetén a megőrzési idő a beszámoló letétbe helyezésétől számított 8 év elteltével évül el.

Az Áfa tv. iratmegőrzéssel kapcsolatos rendelkezései összhangban állnak az Art. rendelkezéseivel, hiszen az Áfa tv. 179. §-a rögzíti, hogy az Áfa tv. hatálya alá tartozó adóalany köteles az adómegállapítás hiánytalan és helyes volta ellenőrizhetőségének érdekében az általa vagy nevében kibocsátott, vagy a birtokában levő vagy egyéb módon a rendelkezésére álló okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrizni. Az iratőrzési kötelezettség az áfa rendszerében kiemelten fontos, hiszen az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény (a továbbiakban: Air.) 98. § (3) bekezdése az adózóra telepíti az adómentesség, adókedvezmény megfelelő okirattal történő igazolásának kötelezettségét.

Előfordulhat az az eset, hogy az adózó könyvelőt vált, ilyen esetben jogilag a megbízási szerződés megszűnéséről beszélünk. A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban Ptk.) 6:249. §-a egyértelműen kimondja, hogy a szerződés megszűnésekor a megbízott köteles a megbízónak mindazt kiadni, amihez a megbízás teljesítése céljából vagy eljárása eredményeként jutott. Ennek alapján az adózónak el kell számolnia a könyvelővel, amely során ügyelni kell a bizonylatok átvételére.

Szintén nem ritka azon eset sem, hogy a könyvelő a nála tárolt vagy ideiglenesen könyvelés céljából hozzá szállított adózói iratokat, bizonylatokat a Ptk. által szabályozott törvényes zálogjog keretében nem adja vissza az adózónak mindaddig, amíg az adózó a könyvelő részére fizetendő díjtartozását ki nem egyenlíti. Ezen törvényes zálogjog érvényesítése azonban nem lehet akadálya az adóhatóság eljárása lefolytatásának, így az adóhatóság jogszerűen továbbra is az adózótól fogja kérni a bizonylatokat.

Láthatjuk, hogy az adózó köteles átadni az adóhatóság részére a bizonylatokat, iratokat, amely kötelezettségen nem változtat az iratőrzés helye. Ez azért van, mert az adóhatóságnak nem a könyvelővel, hanem az adózóval kell a kapcsolatot tartania. Lehetősége van az adózónak arra, hogy a könyvelő részére meghatalmazást adjon, ezzel a könyvelő jogosulttá válik az adózó terhére folyamatban lévő eljárásban az adózó bizonylatait benyújtani az adóhatóság részére. A bírósági jogértelmezés szerint nem jogsértő az eljárás, amennyiben az adóhatóság nem szerzi be az adózó könyvelőjétől a bizonylatokat, még ha az adózó kifejezetten erre is kéri a NAV-ot, mivel nincs ilyen kötelezettsége az adóhatóságnak. (Kúria Kfv.I.35.566/2019/10.).

Az Art 228. § rendelkezik a számla-, nyugtakibocsátási kötelezettség, valamint iratmegőrzési kötelezettség szabályainak megsértéséről, mely szerint:

(1)  Az adóhatóság az adózót kétmillió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja, ha

a) a számla-, egyszerűsített számla-, nyugtakibocsátási kötelezettségét elmulasztja, vagy a számlát, egyszerűsített számlát, nyugtát nem a tényleges ellenértékről bocsátja ki, vagy

b) iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget.

(2) A jogkövetkezmények alkalmazása során az iratmegőrzési kötelezettség elmulasztásával egy tekintet alá esik, ha az adózó iratait az ellenőrzés lefolytatására alkalmatlan állapotban nyújtja be.

(3) Ha az adózó iratmegőrzési kötelezettségének a nyomdai úton előállított számla, nyugta megőrzésének elmulasztásával nem tesz eleget, függetlenül attól, hogy a számla, illetve nyugta felhasználása ténylegesen megtörtént-e, a kiszabható mulasztási bírság összege természetes személy esetén kettőszázezer forint, nem természetes személy adózó esetében ötszázezer forint és a hiányzó számlák, illetve nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet.