A munkáltató és a munkavállaló között alá-fölérendeltségi kapcsolat áll fenn, ami nemcsak munkajogi, hanem adatkezelési szempontból is releváns. A GDPR 6. cikk (1) bekezdése határozza meg azokat a jogalapokat, amelyek alapján egy adatkezelés jogszerű lehet. Ezek közül egyik az érintett hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont]. A hozzájárulás azonban csak akkor tekinthető „érvényesnek”, ha önkéntes, konkrét, megfelelő tájékoztatáson alapul és visszavonható. Egy munkaviszony során viszonylag kevés olyan eset képzelhető el, amikor egy adatkezelés opcionális és a munkavállaló szabadon dönthet arról, hogy ahhoz hozzájárul-e vagy sem – a céges rendezvényeken készült fotók és azok közzététele azonban tipikusan ilyennek minősülhet.

Miért is fontos mindez? A képfelvétel, vagy kép-és hangfelvétel a GDPR értelmében személyes adatnak minősül, hiszen alkalmas egy természetes személy azonosítására. Amennyiben a fotók vagy videók készítésére a munkáltató „megbízásából” kerül sor, és azokat ő utóbb nyilvánosságra hozza – például közösségi média felületein vagy honlapján –, úgy ezen személyes adatok tekintetében adatkezelőnek minősül. Adatkezelőként pedig megfelelő céllal, valamint jogalappal kell rendelkeznie.

Ezzel párhuzamosan a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 2:48. § (1) bekezdése kimondja, hogy képmás vagy hangfelvétel elkészítéséhez és felhasználásához az érintett személy hozzájárulása szükséges. Erre is tekintettel a megfelelő jogalap a karácsonyi bulin készült felvételek elkészítésére és felhasználására az érintett személy, vagyis a munkavállaló hozzájárulása.

A hozzájárulás érvényességének megítélése során mérlegelni kell, hogy a munkavállaló valóban szabadon dönthet-e a felvétel készítéséről és annak felhasználásáról. Fontos például, hogy a dolgozó ne érezze úgy: ha nem adja hozzájárulását a nyilvánossághoz, az hátrányosan érintheti a szervezeten belüli megítélését vagy a munkaviszonyát. Mivel a felek közötti alá-fölérendeltségi viszony alapvetően kérdésessé teheti a hozzájárulás önkéntes jellegét, ezért a munkáltatónak biztosítania kell az alternatívát: a rendezvényen való részvétel nem köthető ahhoz, hogy az érintett hozzájárul-e a felvételkészítéshez vagy sem, továbbá a későbbiekben bármikor visszavonhatja a hozzájárulását, amelynek következmények nélkül kell járnia.

A jogszerű adatkezelés érdekében elengedhetetlen a megfelelő tájékoztatás is. A munkáltatónak egyértelmű és közérthető formában kell tájékoztatnia a munkavállalókat arról, milyen célból készülnek a felvételek, kik férhetnek hozzá, hol kerülnek közzétételre, meddig kerülnek megőrzésre, valamint milyen jogaik vannak az adatkezeléssel kapcsolatban (pl. törléshez, helyesbítéshez, tiltakozáshoz való jog). A hozzájárulás dokumentálása történhet külön nyilatkozat formájában – akár elektronikusan –, de célszerű annak egyértelmű elkülönítése más dokumentumoktól (például nem szerencsés a munkaszerződésben elrejteni).

Bár a hozzájárulás előzetesen már rendelkezésre állhat, a valóságban előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor mégis érdemes a munkáltatónak egy pillanatra megállni és újra rákérdezni a felvétel felhasználására. Az ünnepi jókedvben megesik, hogy valakit „elkap a hangulat”, vagy éppen nem úgy sikerül egy fotó, ahogyan azt saját magáról szívesen viszontlátná. Ez ugyan nem jogi kötelezettség, de mégis egy olyan gesztus, ami hosszútávon meghálálja magát.

Vitathatatlan, hogy az ünnepi hangulathoz a legfontosabb a jó szervezés és a kellemes légkör, de az ördög nem alszik; fontos, hogy a munkáltató körültekintően járjon el, ha képeket akar készíteni és közzétenni munkavállalóiról. Ennek részeként a munkáltatónak előre tájékoztatnia kell a dolgozókat arról, hogy a rendezvényen felvételek készülnek és külön kifejezett hozzájárulásukat kell kérnie ahhoz, hogy munkatársak szerepelhetnek-e ezeken, illetve felhasználhatóak-e a képek nyilvános felületeken. Így a karácsonyi céges rendezvény rendezett keretek között valósulhat meg és minden adott lehet egy emlékezetes eseményhez.