Az SDSYS csapata tesztelte az Online Kassza rendszer (OPG) és az Online Számla rendszer (OSA) összekapcsolását, amelynek fő eleme az egyszerűsített számlák adatainak átadása. Annyit már előzetesen megállapíthatunk, hogy ez a fejlesztés egy újabb lépés az eÁfa felé, és bár óriási lépés a könyvelők számára, de azt azért nem lehet várni tőle, hogy a bizonylatokkal többé nem kell dolgozni. Valójában csak a számlaképek és az adatok összekapcsolásának, valamint az adatellenőrzésnek az automatizálása teheti igazán hasznossá a NAV szolgáltatását a számvitellel foglalkozó szakemberek számára.

Mit jelent a két rendszer összekapcsolódása?

Az online számlarendszerrel szemben már régen felmerült az az igény, hogy az egyszerűsített számlákat és a napi jelentést is le lehessen kérni ezen keresztül. Sajnos ebből csak az első kívánság teljesül most maradéktalanul, a második csak “félig”.

Ugyanis a “slejfni”, vagyis a kasszaszalag adatai – egyszerűsített számla, a sztornó és a visszáru bizonylatok – naponta egyszer, a hajnali órákban automatikusan áttöltődnek az online számlarendszerbe.

Jó hír az is, hogy az egyszerűsített számlák adatainak letöltése elvben nem igényel külön fejlesztést kliensoldalon, tehát ezek is elérhetőek a 3.0-ás formátumra konvertálva.

Mit jelent ez vállalkozók szemszögéből?

Az egyik legszembetűnőbb újdonság, hogy a könyvelők hamarabb értesülnek az egyszerűsített számlákkal igazolt beszerzésekről. Hisz, ha valaki számlát kér – mondjuk egy barkácsáruházban – és egyszerűsített számlát kap, akkor az adatok legkésőbb másnap reggel már a könyvelőnél lehetnek. Persze az eredeti számlaképet el kell juttatni a könyvelőnek, hisz egyrészt ezzel jelezzük, hogy a költség valóban elszámolható, másrészt az eredeti számlát meg kell őrizni az áfa-visszaigényléshez is.
Ezen felül a várhatóan november 12-től induló e-áfa ajánlatban a NAV terhelésétől függően azonnali, megközelítően helyes áfaegyenleget vagy statisztikát láthatnak a vállalkozók, hiszen ezzel már csaknem minden bizonylat szerepel a nyilvántartásban.

Mit jelent ez a könyvelő a napi munkája szempontjából?

Mostantól az OPG egyszerűsített számláinak adatait sem kell kézzel rögzíteni. Ugyanakkor igazi segítséget csak az jelenthet, ha már rendelkeznek olyan megoldásokkal, melyek magas szinten dolgozzák fel a számlák képi és XML adatait. Egy ilyen alkalmazással elegendő az egyszerűsített számlát szkennelni vagy fotózni, és a slejfnik automatikusan megtalálják adatpárjukat. Ezzel egyszerre oldható meg a számlabefogadása, rögzítése és archiválása is.

Mi történik, amikor módosító vagy sztornó számla keletkezik, és annak nincs meg az előzménye?

Először is fontos vívmánya a két rendszer összekapcsolásának, hogy az OPG alapszámlák az OSA rendszerben forrásfüggetlenül módosíthatók vagy sztornózhatók két megkötéssel. Az egyik, hogy a módosító vagy sztornó számla kizárólag egyszerűsített típusú lehet, a másik pedig, hogy az első ilyen nem OPG-s forrásból érkező módosítás vagy sztornó után a szóban forgó egyszerűsített számla (slejfni) bizonylatot a pénztárgépen már nem lehet úgy helyesbíteni, hogy az megjelenjen az OSA rendszerében. A fent már említett fejlett alkalmazás természetesen a sztornó és módosító számlákat is kezelni tudja, azok előzményei is elérhetőek.

5 szabály, amit érdemes betartani az OPG adatokkal bővített OSA használatakor a könyvelésben

NE dobjuk ki az egyszerűsített számlát, hisz az eredeti számviteli bizonylat szükséges az áfa-visszaigényléshez.
NE töltsük be ellenőrzés nélkül az OPG adatokat a könyvelésbe! Az adatokhoz kapcsoljuk hozzá az eredeti számlaképeket, mellyel igazolható a tétel jogszerűsége.
Számlamódosítás, sztornó esetén nagyon figyeljünk arra, hogy az online számla rendszerben számlalánc van, eredeti számlát követően módosító számla csak adott tételszámot ad hozzá (pl. 5 tétel a számlán, utána módosítás két tételnél, akkor az 6., 7. tétel). A sztornó számla viszont mindegyik tételt mínuszolja 6-10. tételig.
Nincs napi összesítő jelentés a nyugtákról, ez csak az e-áfa rendszerben lesz elérhető.
A kibocsátók részéről pontosabb adminisztrációra van szükség, mivel a pénztárgépes bizonylatok esetében a nem megfelelő vagy hibás adat valószínűsége jóval nagyobb, mivel az OPG kevesebb ellenőrző algoritmust tartalmaz, mint az OSA. Ezért nem lehet eléggé hangsúlyozni az ellenőrzés szerepét a vevők és a könyvelők oldalán, amelyhez szükség van a számla képére a gépi adatok mellett.

The post Online pénztárgép adatokkal bővített számlarendszer – mire érdemes figyelni? appeared first on Adó Online.